10 نکات کلیدی آموزش اکسل

اکسل یکی از مهم‌ترین نرم‌افزارها در حوزه کار با داده‌ها و انجام محاسبات مالی و آماری است. نرم افزار إکسل یک نرم‌افزار قدرتمند است که امکانات فراوانی برای ساخت و ویرایش جداول و فرمول‌های محاسباتی فراهم می‌کند؛ به همین علت در این مقاله به بررسی ۱۰ نکته کلیدی آموزش اکسل می‌پردازیم.

نکات طلایی کار با اکسل

10 مورد از نکات کلیدی آموزش اکسل

افرادی که قصد دارند آموزش‌ اکسل را دنبال کنند با حجم زیادی از نکات مختلف روبه‌رو خواهند شد. هرکدام از این نکات اهمیت گوناگونی به خود اختصاص داده‌اند و دارای کاربردهای متنوعی هستند.

نکات جابه‌جایی ستون‌ها در نرم‌افزار اکسل

استفاده از عمل جابه‌جایی ستون‌ها در اکسل بسیار مفید است. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا ترتیب ستون‌ها را تغییر دهید و داده‌ها را به دلخواه خود مرتب کنید. برای جابه‌جا کردن ستون‌ها در اکسل، ابتدا باید محدوده‌ای که شامل ستون‌های مورد نظر است را انتخاب کنید.

سپس موس را به حاشیه ستونی که می‌خواهید ستون‌های منتخب به آن جابه‌جا شوند، ببرید و روی آن کلیک کنید. با این روش ساده می‌توانید ستون‌ها را در اکسل جابه‌جا کرده و داده‌های خود را به دلخواه مرتب کنید.

حذف رکوردهای تکراری در اکسل

یکی از نکات مهم در آموزش اکسل ، حذف رکوردهای تکراری است. یادگیری آموزش حذف رکوردهای تکراری دراکسل می‌تواند به شما کمک کند تا داده‌های تکراری را از جدول خود پاک کرده و جدول آکسل را تمیز و ساده کنید. برای حذف رکورد تکرار شده می‌توانید از قابلیت حذف تکراری در دستور Remove Duplicates استفاده کنید.

این دستور امکان حذف رکوردهای تکراری بر اساس ستون‌های مشخص شده را به شما می‌دهد. برای استفاده از این دستور، ابتدا باید ستون‌هایی که می‌خواهید روی آن‌ها به بررسی تکرارها بپردازید را انتخاب کنید. سپس به بخش Data در منوی بالای صفحه آکسل بروید و گزینه Remove Duplicates را انتخاب کنید.

استفاده از Autofill  برای کپی کردن

پيوت تيبل اکسل یک ابزار قدرتمند برای مدیریت و تحلیل داده‌ها است. با استفاده از قابلیت Autofill می‌توانید با یک کلیک ساده، الگوها و الصاق‌ها را تکرار کنید. یادگیری این مورد از آموزش اکسل به شما امکان می‌دهد تا از طریق کپی پیست یک الگوی مشخص را در سلول‌های دیگر اعمال کنید.

برای استفاده از این قابلیت در اكسل، کافی است مقدار یا فرمول مورد نظر را در سلول اولیه وارد کرده و سپس با کشیدن موس به سمت سلول‌های دیگر، این الگو را تکرار کنید.

قابلیت merge کردن در اکسل

در اکسل مقدماتی ، عملیات Merge به معنای ترکیب کردن دو یا چند سلول و تبدیل آن‌ها به یک سلول است. برای انجام عملیات Merge در اکسل، ابتدا سلول‌هایی که می‌خواهید ترکیب شوند را انتخاب کنید. سپس به قسمت “Home” در منوی بالای صفحه رفته و گزینه “Merge & Center” را برگزینید. با انتخاب این گزینه، سلول‌های مورد نظر ترکیب می‌شوند و متن درون آن‌ها در یک سلول قرار می‌گیرد.

طریقه قفل كردن يك ستون در نرم‌افزار اکسل

برای قفل کردن یک ستون در نرم آفزار اکسل و جلوگیری از ویرایش آن، می‌توانید از قابلیت قفل کردن ستون‌ها در مایکروسافت اکسل استفاده کنید. طبق آموزش اکسل برای قفل کردن یک ستون، ابتدا ستون مورد نظر را انتخاب کنید. سپس به بخش “Format” در منوی بالای صفحه بروید و گزینه “Lock Cell” یا “Protect Sheet” را بزنید. با انجام این کار، ستون مورد نظر قفل خواهد شد و قابلیت ویرایش آن توسط افراد خبره حسابدار هم وجود نخواهد داشت.

ترفندهای کاربردی در اکسل

ریست کردن تنظیمات موجود در اکسل

یادگیری اکسل از مقدماتی باعث می‌شود ترفندهای بسیاری را بیاموزید. برای مثال جهت ریست کردن تنظیمات اکسل، ابتدا برنامه آکسل را ببندید و سپس با استفاده از دکمه “شروع” در پایین سمت چپ صفحه، به منوی “همه برنامه‌ها” بروید. در آنجا، برنامه ” مایکروسافت اکسل” را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید. بعد از باز شدن پنجره اکسل، هم‌زمان کلیدهای “Alt”، “Ctrl” و “Shift” را فشار داده و نگه دارید. سپس روی “بله” در پنجره دیالوگی “آیا می‌خواهید تنظیمات اکسل را ریست کنید؟” کلیک کنید.

طریقه فریز کردن سلول‌ها در اکسل

برای فریز کردن در اکسل، می‌توانید از قابلیت “تکرار عنوان” (Freeze Panes) استفاده کنید. با استفاده از این قابلیت می‌توانید سطرها یا ستون‌های مشخصی را در صفحه اکسل فریز کنید تا همیشه قابل مشاهده باقی بمانند؛ درحالی‌که سایر سطرها و ستون‌ها به صورت اسکرولی قابل دیدن باقی خواهند ماند. برای انجام این کار، ابتدا سلولی که می‌خواهید فریز شود، انتخاب کنید. سپس به قسمت “View” در منوی بالا رفته و گزینه “Freeze Panes” را بزنید.

طریقه صحیح فریز کردن سلول‌ها

نگارش متن زیاد در اکسل

یادگیری اکسل به صورت مقدماتی مزایای زیادی دارد که باعث می‌شود بسیاری از عمل‌ها را به‌راحتی انجام دهید. برای نوشتن یک متن طولانی در اکسل، شما می‌توانید از چند روش زیر استفاده کنید؛

• افزایش اندازه سلول : می‌توانید اندازه سلول را تغییر داده و به اندازه کافی بزرگ کنید تا متن طولانی شما در سلول جای بگیرد. برای انجام این کار در سلول مورد نظر کلیک راست کنید، گزینه “Format Cells” را انتخاب کرده، به بخش “Alignment” بروید و گزینه “Wrap text” را تیک بزنید. این کار باعث می‌شود متن در سلول به چند خط تقسیم شده و سلول به طور خودکار بزرگ‌تر شود.
• استفاده از چند سلول : می‌توانید متن طولانی را در چند سلول مجاور قرار دهید. برای این کار، متن را در سلول اول نوشته و سپس با استفاده از گزینه Merge Cell، سلول‌های مجاور را با هم ترکیب کنید. این کار باعث می‌شود متن طولانی در سلول‌های ترکیب شده نمایش داده شود.

حساب کردن بهای تمام شده کالای فروخته شده در اکسل

محاسبه قیمت تمام شده یکی از مباحث آموزش اکسل است. برای محاسبه بهای تمام شده کالا در اکسل حسابداری، شما می‌توانید از فرمول محاسبه سود و ضریب مارک‌آپ استفاده کنید. فرض کنید که قیمت خرید (Purchase Price)، قیمت فروش (Selling Price) و تعداد واحدهای فروخته شده (Quantity Sold) برای هر کالا در سطرهای مختلف یک ستون واقع شده باشند. برای محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته بآ اکسل ، شما می‌توانید از فرمول زیر استفاده کنید:

Total Cost = Purchase Price * Quantity Sold

Profit = Selling Price – Total Cost

Markup Percentage = (Profit / Total Cost) * 100

حسابداری آسان با اکسل پیشرفته

طریقه اسم‌گذاری محور نمودار در اکسل

نام‌گذاری محورها در فايل اكسل از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا این نام‌ها به کاربر کمک می‌کنند تا محتوای نمودار را بهتر درک کنند. برای نام‌گذاری محورها، ابتدا نمودار را انتخاب کنید و سپس به بخش “Design” در منوی بالای صفحه بروید. در این بخش، می‌توانید نام محور افقی و عمودی را ویرایش کنید. با کلیک بر روی دکمه “Axis Titles”می‌توانید نام محورها را وارد کنید. در اكسل مقدماتي، در نمودار فروش ماهانه، می‌توانید برای محور افقی نام “ماه” و برای محور عمودی نام “فروش” را قرار دهید.

کلام آخر

دنبال کردن آموزش اکسل به شما امکان می‌دهد تا بتوانید به بهترین نحو از این ابزار قدرتمند برای مدیریت و تحلیل داده‌ها استفاده کنید. از طریق آشنایی با مفاهیم پایه و استفاده از فرمول‌های كاربردي اكسل، می‌توانید محاسبات پیچیده را به سادگی انجام دهید. قابلیت‌های مرتب‌سازی و فیلتر بآ اکسل به شما امکان می‌دهد داده‌ها را بهبود ببخشید و مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید. همچنین با استفاده از توابع و نمودارها می‌توانید داده‌ها را مصورسازی کنید. برای حرفه‌ای شدن در اکسل می‌توانید از انواع دوره آموزش Excel استفاده کنید.