هر آنچه که باید در سال ۲۰۲۰ از جی‌میل بدانید

هر آنچه که باید در سال ۲۰۲۰ از جی‌میل بدانید

یادگیری استفاده از جی‌میل نه تنها برای کسب و کارها بلکه برای استفاده شخصی نیز بسیار حائز اهمیت است. مطمئنا اکنون که رسانه های اجتماعی و پیام رسان ها در میان مردم بیشتر رواج دارند، شما احتمالاً از ایمیل برای پیام دادن به دوستان خود استفاده نمی کنید، اما هنوز هم برای پیگیری سفارشات اینترنتی، ثبت نام وب سایت ها و … نیاز به ایمیل دارید. جی‌میل نیز یکی ازسرویس های Google است، که یکی از سرویس های ایمیل دهی مهم به شمار می آید از این رو با سایر سرویس های Google مانند Google Drive یکپارچه شده و به خوبی کار می کند.

ساخت حساب کاربری جی‌میل

اگر حساب کاربری ندارید ، ابتدا باید یک حساب Google و Gmail ایجاد کنید. از آنجا که Gmail یک سرویس Google است ، یک حساب Google تنها کاری است که برای شروع و تنظیم Gmail برای آن نیاز دارید.

تنها کاری که باید انجام دهید این است که تمام اطلاعاتی که از شما پرسیده می‌شود را وارد کنید. شما همچنین به شماره تماس برای تایید هویت خود نیاز خواهید داشت. همان شماره می‌تواند برای تایید دو مرحله ای (two-factor verification) نیز استفاده شود.
بنابراین ، ما حتما توصیه می کنیم برای بالا بردن امنیت از آن استفاده کنید. لازم به ذکر است که اطلاعات خواسته شده را به درستی وارد کنید چرا که در آینده و در صورت به وجود آمدن یک مشکل بتوانید از طریق اطلاعات خود حسابتان را بازیابی کنید.

کاری که بعد از آن باید انجام دهید این است که چیدمان مورد علاقه خود را تنظیم کنید. این کار فقط بر میزان جزئیات در فهرست ایمیل‌ها تاثیر می‌گذارد و تفاوتی در رابطه چگونگی نمایش یک ایمیل در هنگام باز شدن ایجاد نمی‌کند.

1. Default: جزییات زیادی را نمایش می دهد ولی تعداد ایمیل هایی که در یک زمان واحد نشان می دهد را به حداقل می رساند.
2. Comfortable: چشم پوشاندن از چند جزییات برای قرار دادن ایمیل های بیشتر بر روی صفحه نمایش
3. Compact: حداقل سطح جزئیات را نمایش می‌دهد تا تعداد زیادی ایمیل را نمایش دهد.

رابط کاربری در جی‌میل

ابتدا ممکن است با رابط کاربری جیمیل ارتباط برقرار نکنید اما هنگامی که طرح کلی آن را درک کردید استفاده از آن بسیار آسان می شود. به این موارد توجه کنید:

1. بالای صفحه: نوار جستجو به همراه گزینه های ایمیل
2. سمت چپ صفحه: دسته بندی های ایمیل
3. سمت راست: افزودنی ها را اضافه کنید (Add-ons)
4. عناوین ایمیل: گزینه های ایمیل برای هر ایمیل خاص

بعد از اینکه با این موارد آشنا شدید، تمام آنچه که باقی مانده است، درک شرایط اولیه جیمیل است. به طور کلی:

• Important: جی‌میل به طور خودکار ایمیل های مهم را براساس هوش مصنوعی و بسته به مواردی که قبلا باز کرده اید طبقه بندی می کند. اما می توانید با کلیک بر روی آیکون Important یک ایمیل به لیست ایمیل های مهم خود اضافه کنید.
• Starred: بر خلاف فولدر Important ، ایمیل های ستاره دار (Starred) فقط می توانند به صورت دستی اضافه شوند. این امر مخصوصاً برای کسانی است که از ایمیل برای کار و مصارف شخصی استفاده می کنند مفید است.
• Sent: ایمیل هایی که ارسال کرده اید – پاسخ ها و پیش نویس های جدید را نیز شامل می شود.
• Categories: ایمیل های خاصی را برای سهولت استفاده به صورت خودکار جدا می کند (رسانه های اجتماعی ، تبلیغات و غیره).
• More + Labels: می توانید از این طریق برای ایجاد دسته بندی های (Categories) خود استفاده کنید.
• Scheduled: ایمیل هایی که قرار است در یک تاریخ و ساعت مشخص ارسال شوند.
• Spam: ایمیل هایی که به عنوان اسپم یا کلاهبرداری شناخته شده اند (مواقعی وجود دارد که ایمیل های واقعی و مهم نیز به طور خودکار در آنجا قرار می گیرند).

جیمیل برای کسب و کار

اگر قصد استفاده از جیمیل برای کسب و کار را دارید ، اولین کاری که باید انجام دهید ایجاد ایمیل سفارشی است. به عنوان مثال ، به جای استفاده از gmail.com@ ، می توانید از company.com@ استفاده کنید. به این ترتیب که سایت کالی بویز می تواند از kaliboys.com@ استفاده کند و همین ایمیل برای چندین ایمیل مرتبط با کار نیز صدق می کند.

برای مواردی مانند این، گوگل G-Suite را ایجاد کرده است که به ما اجازه می‌دهد از یک ایمیل تجاری برای چند نفر با چندین ابزار گوگل استفاده کنیم. به غیر از این، شما ممکن است بخواهید با ایجاد انواع مختلفی از برچسب ها شروع کنید تا ایمیل های مهم را دسته بندی کنید.
در اینجا چند مثال برای شروع کار آورده شده‌است:

• Proposals (پیشنهادات)
• Discounts (تخفیف)
• Invoices (صورت حساب)
• Interviews (مصاحبه ها)
• Sponsors (حامیان مالی)

برای ایجاد یک برچسب یا گروه جدید (label/category)، فقط روی More در قسمت چپ صفحه کلیک کنید، به پایین بروید، و بر روی Create new label کلیک کنید. البته، شما می‌توانید برچسب‌های خود را همان طور که مناسب می دانید، ایجاد کنید.

اگر چیزی شبیه یک فریلنسر هستید که برای کار به ایمیل احتیاج دارید، پس شما می‌توانید از یک حساب منفرد، هم برای کار و هم برای استفاده شخصی استفاده کنید. با این حال، احتمالا شما باید نسبت به برچسب‌ها بیشتر دقت کنید و ایمیل‌های مهم Important یا ستاره دار Starred را دسته‌بندی کنید.

جیمیل برای کارهای روزمره

بسیاری اینگونه فکر می کنند که ایمیل‌چیزی است که فقط حرفه‌ای‌ها به آن نیاز دارند. اما این لزوما درست نیست. اگر قصد پیوستن به بسیاری از رسانه های اجتماعی ، سفارش محصولات به صورت آنلاین ، ثبت نام در خبرنامه ها یا مواردی از این دست را دارید ، در این صورت توانایی مدیریت و استفاده موثر از یک ایمیل باعث می شود زندگی شما بسیار ساده تر شود.

درست مانند یک آدرس ایمیل مربوط به کسب و کار ، ممکن است بخواهید برای ایمیل های خود ، برچسب های سفارشی ایجاد کنید. در اینجا چند توصیه برای شروع کار آمده است:

• Shopping(خرید کردن)
• Bills(صورتحساب)
• Newsletter(خبرنامه)
• Social (رسانه های اجتماعی) فقط در شرایطی که جیمیل به طور خودکار آنها را برای شما مرتب نمی کند.
• Work (کار)

و البته، همیشه گزینه اضافه کردن ایمیل به لیست مهم یا ستاره دار نیز وجود دارد. در حقیقت، اگر روزانه تعداد زیادی ایمیل دریافت نمی کنید به جای استفاده از برچسب های متعدد ، بهتر است از همان گزینه های مهم (Important) یا ستاره دار (Starred) استفاده کنید.

بسیاری از مواردی که ما به تفصیل به آنها اشاره نکردیم کاملاً توضیحی است. در اینجا اطلاعات کمی در مورد اصول اولیه آورده شده است:

Add-ons چیست؟ برنامه هایی هستند که می توانید در جیمیل نصب کنید. آن ها می توانند وب سایت هایی مانند Asana باشند که به شما این امکان را می‌دهد که چندین کار را که عملکرد اضافی دارند انجام دهید. مانند برچسب خودکار.

چرا نمی توانم بلافاصله یک ایمیل را حذف کنم؟ نیازی به نگرانی در این مورد نیست، این یک اقدام امنیتی برای جلوگیری از حذف یک ایمیل مهم به صورت تصادفی است، هر چیزی که بیش از یک ماه در سطل زباله باقی بماند ، به طور خودکار پاک می شود.

Snooze چیست؟ Snooze یک ویژگی است که به شما این امکان را می‌دهد که آن را به عنوان یک ایمیل مهم علامت گذاری کنید با این تفاوت که جیمیل بعدا در مورد آن به شما یادآوری خواهد کرد. به این ترتیب ، حتی اگر هزاران ایمیل دیگر جمع شود ، شما آن ایمیل را فراموش نخواهید کرد.

آیا می توانم ایمیل خود را از طریق گوشی ایجاد کنم؟ بله، اما می تواند کمی سخت تر باشد و همچنین شما گزینه اضافه کردن برچسب های جدید را ندارید. بنابراین استفاده از کامپیوتر در صورت امکان توصیه می شود.

امیدوارم از این پست استفاده کرده باشید.

بیشتر بخوانید:

۵ ترفند جی‌میل که از آن ها کمتر شنیده اید!

نوشته هر آنچه که باید در سال ۲۰۲۰ از جی‌میل بدانید اولین بار در کالی بویز. پدیدار شد.

–